[地方][天津]天津市關于規范我市政府采購檔案管理工作的通知

津財采〔2010〕18號

各市級預算單位、各區縣財政局、各政府采購代理機構：

為加強和規范政府采購當事人政府采購檔案管理工作，有效保護和合理利用政府采購檔案資源，根據《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國檔案法》的有關規定，現就規范我市政府采購檔案管理工作的有關事項通知如下：

　　一、總體要求

1.政府采購檔案是指在政府采購活動中形成的具有考查、利用和保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式（載體）的歷史記錄，是反映政府采購當事人依法管理和實施政府采購活動的重要憑據。因此，政府采購各方當事人應對政府采購檔案管理工作給予高度重視。

2.政府采購監督管理部門、采購人和采購代理機構在管理和實施政府采購活動中形成的歷史記錄，都應歸入政府采購檔案管理，并保證檔案資料的真實性、完整性和有效性，不得偽造、變造、隱匿或者擅自銷毀。

3.政府采購檔案歸檔實行“誰組織、誰負責”的原則。政府采購監督管理部門、采購人和采購代理機構要加強政府采購檔案管理，依法做好政府采購檔案歸集、整理、保管、使用和銷毀工作，確保政府采購檔案的安全完整和合理利用。

4.政府采購監督管理部門負責同級政府采購檔案工作的指導、監督和檢查，并接受同級檔案行政管理部門的指導、監督和檢查。

　　二、政府采購檔案的內容和范圍

政府采購檔案應包括各種采購方式所形成的歷史記錄。具體內容包括但不限于：

1.政府采購管理文件。包括政府采購立項、預算及批復文件、政府采購計劃及審核等相關文件、核準采購進口產品的相關文件、非公開招標采購方式的申請及審批文件、政府采購方式變更的申請及審批文件、自行組織采購的申請及批復文件。

2.政府采購實施前期準備文件。包括委托代理采購協議書；采購文件及采購人確認記錄；采購公告、資格預審公告及其變更事項記錄（包括公告媒體上的原件及下載記錄等）；專家咨詢論證會記錄；采購文件網上征求意見相關書函；獲取采購文件或資格預審文件的供應商名單登記表；已發出采購文件或資格預審文件的澄清、修改說明和答疑記錄；供應商資格審查情況記錄；評審專家抽取情況記錄；庫外專家使用備案文件。

3.政府采購開標（含談判、詢價等方式）文件。包括供應商簽到情況及遞交采購文件情況記錄；在遞交采購文件截止前供應商對遞交的采購文件進行補充、修改或撤回的記錄；采購項目所需樣品送達記錄；接受供應商投標（談判、詢價等）情況記錄；開標情況一覽表；開標（談判、詢價等）過程中有關記錄；項目廢除、中止或終止的情況記錄；其它需要記載的事項。

4.政府采購評審文件。包括評審專家簽到表及現場監督人員簽到表；采購人代表簽到表及授權委托書；評審專家評審工作底稿等評審過程記錄；供應商書面澄清記錄；談判、詢價等采購方式供應商歷次應答及報價記錄；評審報告（包括無效供應商名單及說明、中標（成交）候選供應商名單及說明）；經監督人員簽字的現場監督審查記錄；評審過程中其它需要記載的事項。

5.政府采購中標（成交）文件。包括采購人對采購結果的確認意見；采購結果公告（公示）記錄（包括公告媒體上的原件及下載記錄等）；中標（成交）通知書；中標（成交）供應商的投標（談判、詢價等）文件及相關承諾文件；非中標（成交）供應商的投標（談判、詢價等）文件及相關承諾文件；與中標（成交）相關的其它文件資料。

6.政府采購合同、驗收及結算文件。包括政府采購合同及依法補充、修改、中止或終止等文件和相關記錄；項目驗收記錄（包括項目基本情況、參與驗收人員基本情況、驗收過程記錄等）；經驗收人員評價并簽字的項目質量驗收單（或驗收報告）等相關資料；其他驗收文件；發票復印件及支付憑證復印件或相關的付款說明。

7.其他文件。包括供應商質疑材料、處理過程記錄及答復；供應商投訴書、投訴處理有關記錄、投訴處理決定及文書送達回執等；供應商合同履約及售后情況記錄；采購過程中產生的音像資料；其他需要存檔的資料。

　　三、政府采購檔案收集、整理和保管要求

1.政府采購監督管理部門、采購人和采購代理機構要指定專人負責政府采購檔案的管理并建立崗位責任制度。

2.政府采購合同簽訂后三個月內或項目竣工驗收后一個月內，由項目經辦人或責任人將該采購項目的所有文件材料進行收集整理后移交檔案管理人員歸檔。

3.政府采購檔案歸檔要求：

（1）政府采購檔案采用“年度項目編號”的方法排列和編組，一個項目一盒或數盒，跨年度的政府采購項目檔案歸入采購行為完成年。

（2）盒內項目內容齊全完整，規格標準統一，檔案材料按照政府采購工作流程的順序排列，依次為政府采購管理文件、政府采購實施前期準備文件、政府采購開標（談判、詢價等）文件、政府采購評審文件、政府采購中標（成交）文件、政府采購合同、驗收及結算文件和其他文件。

（3）檔案材料簽名、印鑒手續齊全，必須是原始件的，不可用復印件替代。

（4）檔案材料應逐件編號，并按檔案目錄樣本填入目錄。

（5）檔案文件、資料應采用標準A4紙記錄和打印，工程項目的設計圖紙可根據具體情況確定，大于A4紙的，應折疊成A4紙大小歸檔。

（6）檔案裝具應使用無酸卷皮卷盒。

（7）檔案收集、整理和保管應符合國家有關檔案質量標準，便于保管和利用。

4.檔案管理人員應按照歸檔內容要求，負責接收、歸檔、裝訂、編制目錄、填寫備考表并保證政府采購檔案的標識清晰有效，確保政府采購檔案安全保管、存放有序、查閱方便。

5.政府采購檔案保管期限為從立卷的第一天算起至少十五年。未中標（成交）供應商的投標（談判、詢價）文件及相關資料由采購代理機構從采購結束之日起保存五年。

6.政府采購檔案應妥善保管，并保證貯存場所的存放安全，做好防蟲、防塵、防潮、防火、防盜、防鼠等工作。

　　四、政府采購檔案的使用、移交和銷毀要求

1.各單位要建立健全政府采購檔案查（借）閱登記制度，妥善管理，合理使用。未經批準，不得擅自查閱、復印或借出政府采購檔案。

2.檔案使用者應對檔案的保密、安全和完整負責，不得傳播、污損、涂改、轉借、拆封或抽換。

3.政府采購檔案管理人員發生變更時，應按規定辦理檔案移交手續。采購人或采購代理機構因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的，應將在終止和辦理注銷登記手續之前形成的政府采購檔案按檔案管理的有關規定移交相關部門；機關、事業單位和社會團體應移交上級主管部門，社會代理機構應移交同級政府采購管理部門。

4.保管期滿的政府采購檔案，應按照檔案法及檔案主管部門規定的程序和手續進行銷毀。

　　五、監督檢查

政府采購監督管理部門應當加強對政府采購檔案工作的指導、監督和檢查。采購人和采購代理機構應當積極配合政府采購監督管理部門對其政府采購檔案的監督檢查。

單位或個人在政府采購檔案管理工作中有違反《中華人民政府采購法》、《天津市檔案管理條例》等法律法規規定的，應當依法進行處理。

附件：1.政府采購項目檔案清單

2.政府采購檔案目錄（樣本）

二○一○年五月三十一日